Jika anda seorang trainer, pelatih atau fasilitator maka tentunya pernah menyiapkan pelatihan. Pertanyaannya apakah pelatihan yang kita selenggarakan hanya menjalankan program atau kita mengejar impact/ dampak dari pelatihan yang kita selenggarakan. Pelatihan yang kita lakukan harus direncanakan dengan matang artinya memiliki manajemen pelatihan. Untuk mempermudah pengelompokan maka kita bisa membuat sebelum pelatihan, saat pelatihan, setelah pelatihan. Tiga range ini kita harus siapkan secara matang dan clear. Berbicara pelatihan maka kita tidak akan terlepas dari Kerjasama Tim. Mustahil pelatihan yang sukses hanya dikerjakan oleh satu orang saja. Kerjasama tim yang bagus akan menghasilkan training/pelatihan yang bagus pula. Berikut ini merupakan persiapan yang diperlukan untuk menghasilkan pelatihan yang berkualitas.

1. Siapkanlah TOR (Term Of Reference) Pelatihan

Setiap pelatihan tentunya memiliki goal atau tujuan yang akan dicapai, maka tuangkanlah tujuan pelatihan dalam sebuah TOR. Secara umum TOR berisi tentang

  • Gambaran umum pelatihan : Gambaran ini berisi tentang latar belakang kenapa pelatihan harus diadakan.
  • Tujuan pelatihan : Tujuan pelatihan bisa lebih dari satu, sebutkan dalam bentuk point-point dan bisa diukur tingkat keberhasilannya
  • Bentuk Kegiatan : Bentuk kegiatan dapat berupa gambaran apakah pelatihan fullday atau half day, dengan cara apa pelatihan tersebut disampaikan apakah dengan presentasi, diskusi atau workshop. Bentuk kegiatan ini bisa disesuaikan dengan tujuan pelatihan.
  • Materi pelatihan : Materi Pelatihan harus disusun dengan baik, perlu adanya TOR khusus untuk narasumber, sehingga materi yang disampaikan oleh narasumber bisa terarah.TOR narasumber berissi point-point titik tekan materi yang harus disampaikan ke peserta.
  • Waktu dan Tempat Kegiatan : Tuliskan waktu nya selama berapa lama berapa hari, berapa jam. Tempat harus jelas lokasinya, jika perlu disertai dengan peta atau maps.
  • Input/Masukan
    •  Panitia/Penyelenggara : Siapa yang menyelenggarakan pelatihan. Jobdesc masing-masing panitia harus jelas dan terukur.
    • Instruktur atau Narasumber : Darimana anda mendapatkan Narasumber, Pilihlah narasumber yang memiliki kapasitas yang mumpuni tahu tentang teori dan praktek seta mampu menyampaikan materi secara menarik. Misal dari kalangan akademisi, praktisi maupun konsultan.
    • Sarana dan Prasarana. Tuliskan sarana yang digunakan misal LCD, Sound System, Makalah, Laptop. Prasarana misalkan Ruangan, Toilet, Mushola. Sarana dan prasarana harus sesuai dengan K3.
    • Peserta. Memilih peserta dari kalangan mana. Umum, pelajar atau yang memiliki kriteria tertentu.
  • Tahapan Kegiatan. Tahapan kegiatan dapat dibagi menjadi tiga tahapan yaitu.
    • Pra Kegiatan
      Pra Kegiatan dapat berupa Membentuk panitia penyelenggara dan pembagian tugas panitia , Pembuatan SK Panitia, Rapat persiapan kegiatan, Koordinasi dengan Instruktur/Narasumber, Menyusun TOR, Membuat undangan/panggilan peserta, Mengecek tempat yang berkaitan dengan sarana dan prasarana, Menyiapkan administrasi (SPJ), Mengecek kesiapan rencana kehadiran peserta dan tempat
    • Pelaksanaan Kegiatan Panitia melaksanakan tugas masing-masing selama kegiatan, Menyiapkan kuesioner pendataan peserta kegiatan, Mengikuti jalannya pelaksanaan kegiatan, Menyiapkan/mengecek administrasi untuk mendukung SPJ.
    • Pasca KegiatanMenyelesaikan SPJ penyelenggaraan kegiatan, Membuat laporan pelaksanaan kegiatan , Evaluasi hasil pelaksanaan kegiatan
  • Keterkaitan Kegiatan. Sebutkan pihak-pihak mana saja yang terkait dalam pelatihan ini. Bisa dari instansi lain misalkan perbankan, kampus atau instansi lain milik pemerintah / swasta.
  • Keluaran, Hasil, Manfaat dan Dampak Kegiatan. Sebutkan dengan menggunakan point-point dan semua harus dapat diukur. jangan membuat parameter yang ngambang. Misalkan parameternya adalah meningkatnya omzet. Maka kita harus menyiapkan tools untuk mengukur kenaikan omzet pasca pelatihan.
  • Rencana Biaya/ Anggaran. Kita harus menyusun rencana anggaran pelatihan sesuai dengan kebutuhan. Usahakan anggaran senyata mungkin, jangan ada markup atau kurang.

2. Milikilah Timesheet

contoh time sheet pelatihan

Contoh Timesheet

Timesheet berisikan list pekerjaan yang harus disiapkan oleh panitia sebelum pelatihan dimulai. Timesheet merepresentasikan apa yang dikerjakan serta berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Sebagai seorang leader, maka harus memastikan sebuah pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditentukan. Semakin detail Dan rigit timesheet maka akan semakin jelas pekerjaan yang harus dilakukan sesuai dengan bidang masing-masing.

3. Perlengkapan dan Peralatan Pelatihan harus lengkap dan sesuai dengan list.

Perlengkapan dan Peralatan Wajib Pelatihan

Perlengkapan memang hal yang sangat teknis sekali, perlengkapan yang baik akan membuat pelatihan nyaman dan enjoy. Pengalaman kami ketika perlengkapan apa adanya adalah membuat training tidak memiliki kekuatan dahsyat untuk mentransfer materi kepada peserta. Perlengkapan minimal yang harus disediakan oleh trainer atau fasilitator dapat dilihat dalam tabel berikut ini :

Peralatan Jumlah
1.       Big White Board 1 unit
2.       Flip chart stand 2 unit
3.       LCD  & Secreen presentations 1 unit
4.       Printer 1 unit
5.       Laptop 1 unit
6.       Digital Photo Camera 1 unit
Perlengkapan pelatihan Jumlah
7.       Flipchart paper 4 gulung
8.       Meta Plan cards 100 lembar
9.       White board markers

Warna Hitam & biru –

Warna merah & hijau

1 pak

6 buah

6 buah

10.    Flipchart Board markers 2 pcs
11.    Kertas A4 paper 1 pack
12.    Steples 1 unit
13.    Binder 1 pak
14.    Map Plastik (bentuk L) 1 lusin
15.    Solatip kertas 3 gulung
16.    Solatip kain 2 gulung
17.    Spray Mount 1 unit
18.    Alat Raut pensil 1 unit
Perlengkapan Peserta Pelatihan Jumlah
Pinsil 1 pcs
Penghapus pensil 1  pcs
Pulpen 1 pcs
Notes 1 pcs
Perlengkapan lain Jumlah
Absen
Copy Form – form

Demikian Persiapan pelatihan yang harus dilakukan sebelum memulai pelatihan. Berhasil dalam merencanakan adalah merencanakan keberhasilan. Pelatihan Sukses Training Sukses Peserta Sukses semua karena manajemen pelatihan yang baik dan terencana.